формировать исполнительную документацию автоматически
Услуга · ПТО онлайн
Автоматизация исполнительной документации в строительстве
Сократите время подготовки исполнительной документации до 40% без Excel, ошибок и ручного заполнения
ПТО онлайн помогает автоматически формировать акты, журналы и комплект исполнительной документации в единой системе
Почему исполнительная документация тормозит проекты
В большинстве строительных компаний исполнительная документация до сих пор ведётся вручную или в Excel. Это приводит к постоянным ошибкам, потере данных и срывам сроков.
Основные проблемы:
- ручное заполнение актов и журналов
- дублирование данных в разных файлах
- ошибки в КС-2 и КС-3
- отсутствие единой структуры документов
- сложность проверки и контроля
В результате инженеры ПТО тратят десятки часов на рутину вместо контроля работ.
Как автоматизировать исполнительную документацию
Автоматизация позволяет перевести всю работу с исполнительной документацией в единую цифровую систему.
С помощью ПТО онлайн вы можете ускорить подготовку и сдачу документации.
использовать готовые шаблоны документов
хранить все данные в одной системе
исключить ошибки за счёт проверок
Инструменты автоматизации
Конструктор комплектов ИД
Соберите полный комплект из типовых блоков: реквизиты и повторяющиеся сведения подставляются автоматически, без ручного копирования между файлами.
Аналитика
Сводки и показатели по документообороту и срокам в одном окне: проще планировать нагрузку ПТО и видеть «узкие места» без отдельных отчётов в Excel.
Электронные журналы
Ведение в структурированном виде: записи в хронологии, удобный просмотр и выгрузка для проверяющих.
Библиотека шаблонов
Готовые шаблоны и согласованные формулировки организации: единый стиль снижает количество замечаний при сдаче документации.
Проверки перед выгрузкой
Система подсвечивает незаполненные поля и несоответствия, чтобы не обнаруживать проблемы уже на сдаче объекта.
Хранение и поиск
Карточки и файлы в одной базе: поиск по объекту, этапу, типу документа и ответственным.
Связанные данные
Объект, контрагенты и реквизиты вносятся один раз и подтягиваются во все связанные формы, без расхождений в реквизитах.
Роли и доступ
Настраиваемые права для ПТО, прорабов и руководства: каждому виден свой фронт работ и актуальные версии документов.
Автоматизация исполнительной документации в Excel — почему это не работает
Многие компании пытаются автоматизировать исполнительную документацию в Excel. На практике это даёт лишь временный эффект и создаёт новые проблемы.
Недостатки Excel:
- высокая вероятность ошибок
- отсутствие контроля версий
- сложность совместной работы
- нет автоматической проверки данных
- невозможно масштабировать
ПТО онлайн решает эти задачи за счёт полноценной системы, а не отдельных файлов.
Что вы получаете от автоматизации исполнительной документации
Один непрерывный процесс по объекту: комплект ИД формируется по шаблонам, данные подставляются автоматически,а согласование проходит без разрозненных папок, пересылки файлов и сюрпризов на приёмке.
-
Полный комплект ИД формируется по шаблонам
данные подставляются автоматически, без ручных дублей
Шаблоны документов собирают единый комплект по объекту, а сведения по работам, реквизитам и участникам автоматически заполняются в связанных формах:
- АОСР и АООК
- ОЖР и спецжурналы
- Журналы бетонных и сварочных работ
- Исполнительные схемы
- Реестры ИД
- Входной контроль
- Сопроводительная ИД
-
Работа с документацией онлайн
меньше рутины за счет автозаполнения и одной версии данных
На базе того же шаблонного комплекта команда работает в электронном формате: данные не переносятся вручную между файлами, а используются в одной системе:
- Документы под рукой Акты, журналы и схемы хранятся в одной базе по объекту.
- Согласование в системе Статусы и комментарии показывают, что нужно доработать.
- Одна версия Журнал работ и формы не расходятся, потому что заполняются из одних данных.
- Общая среда Цифровая ИД и электронный документооборот доступны всем участникам проекта.
-
Готовность к сдаче без возвратов
комплектность и замечания видны заранее за счет автоматизации
Когда документы сформированы по шаблонам и заполнены из общей структуры данных, проще контролировать, что уже готово к передаче:
- Готовность комплектов ИД и статусы согласования
- Замечания по ИД в карточках и реестрах
- Комплектность перед сдачей и контроль устранения замечаний
В итоге объект готовится к сдаче быстрее: шаблонное формирование ИД и автоматическое заполнение данных уменьшают ручную работу, пробелы в комплекте и возвраты на приёмке.
Что автоматизирует ПТО онлайн в исполнительной документации
Связанный контур ИД
От данных по объекту к готовому комплекту
ПТО онлайн автоматизирует не один документ, а связанный цикл подготовки ИД: шаблоны, автозаполнение, журналы, акты и комплектность по объекту работают в одной системе.
Подготовка исполнительной документации
Документы формируются на основе шаблонов и общих данных по объекту, без постоянного копирования реквизитов между файлами.
Формирование АОСР и АООК
Акты собираются по шаблонам с подстановкой данных по объекту, участникам и работам, а затем включаются в реестры и комплект ИД.
Журналы работ
ОЖР, входной контроль и связанные формы ведутся в цифровом виде и используют одну и ту же структуру данных по объекту.
Хранение и поиск
Документы, версии и связанные файлы хранятся по объекту и разделам, поэтому нужную ИД проще находить и проверять перед сдачей.
Как работает автоматизация в ПТО онлайн
-
1
Создаёте объект и настраиваете основу
Вы делаете Создаёте объект, добавляете участников, реквизиты и шаблоны документов. ПТО онлайн делает Использует эти данные как основу для журналов, актов и комплектов ИД.
-
2
Вносите данные по работам и журналам
Вы делаете Вносите записи в ОЖР, входной контроль и связанные формы по факту работ. ПТО онлайн делает Использует одни и те же сведения в документах без ручного переноса между файлами.
-
3
Формируете акты и комплект ИД
Вы делаете Выбираете нужные документы и формируете комплект по объекту и разделам. ПТО онлайн делает Подставляет данные в документы по шаблонам, связывает их с объектом и собирает в реестры.
-
4
Проверяете статусы и готовность к сдаче
Вы делаете Проверяете статусы, замечания и готовность комплекта к передаче. ПТО онлайн делает Показывает, какие документы готовы и что ещё нужно закрыть перед сдачей.
Сценарий строится на шаблонах, автозаполнении и одной структуре данных по объекту.
Для кого подходит автоматизация исполнительной документации
ПТО онлайн помогает организовать единое пространство для подготовки, проверки и хранения исполнительной документации по объекту.
- подрядчики и субподрядчики
- генподрядчики
- инженерные компании
- инженеры ПТО
- строительный контроль
- технические заказчики
Результат внедрения
Эффект внедрения
Автоматизация ИД даёт понятный практический результат для ПТО: меньше рутины, меньше ошибок и более предсказуемая сдача объекта.
- сокращение времени подготовки документации до 40%
- снижение количества ошибок
- прозрачный контроль процессов
- ускорение сдачи объектов
